Устраивая какое-то мероприятие, любой организатор хочет, чтобы оно имело успех. Интересная тема, грамотный пиар, красивое изложение – это очень важно, однако исключительно этим успешность не исчерпывается, существует огромное количество нюансов, которые прямо или косвенно могут повлиять на исход задуманного. В этой статье приведены несколько обобщений, которые позволят устроить качественную и эффективную деловую встречу.
Практические советы по организации делового мероприятия
1) Первое и самое важное – это выбор площадки, где будет проходить мероприятие. Оно должно располагаться в удобном месте, интерьер обязан находиться на должном уровне. Как правило, подобные встречи проходят в конференц-центрах гостиниц, так как в таком случае большую часть организации берёт на себя сам отель.
Также это выгодно для выездных конференций, так как позволяет не заморачиваться вопросами транспорта. Однако некоторые организаторы идут дальше: при желании встречу можно организовать в любом помещении, даже необязательно в помещении – иные проводят свои мероприятия на лесных полянах и пароходах. Здесь надо исходить из специфики самого мероприятия и финансовых возможностей организаторов.
2) Следующий аспект – технический. Относится это больше всего к спикеру и слайдам. Экран должен быть хорошо виден всем зрителям, слайды не должны быть перегружены текстом и вызывать интерес. Излишне говорить, что все технические вопросы должны быть решены ДО начала. Также недопустимы всякие висящие провода, внезапные прерывания и тому подобные вещи, это просто говорит о несерьёзности подхода.
3) Выступающего с речью тоже нужно видеть. Поэтому огромные трибуны находятся под вопросом. С одной стороны, это прибавляет некий авторитет, но с другой – создаёт границу между говорящим и слушателям, из-за чего им сложнее сконцентрироваться на теме доклада. Перед тем как арендовать конференц зал в гостинице в Москве http://brh.ru/meeting_facilites/meeting_facilites, оцените высоту трибун в зале.
В последнее время всё большую популярность получают так называемые «ток-шоу», когда выступающий находится со своими зрителями в непосредственном контакте, это позволяет добиться необходимой близости и правильного настроя.
4) Если мероприятие занимает много времени, то не лишним будет подумать о перерыве и отдыхе участников во время этого перерыва. Неплохим вариантом может стать небольшой стол с закусками. Активная работа мысли способствует аппетиту, и возможность перекуса оставит приятное впечатление о дальновидных организаторах.
Стоит понимать, что у каждого такого мероприятия есть определённая цель, к которой надо стремиться, будь то реклама, обсуждение или просто донесение информации. Несмотря на кажущуюся простоту, не стоит экономить на подготовке, так как хотя предлагаемый товар и может говорить сам за себя, но в первую очередь будут смотреть на людей, его производящих. И составленное первое впечатление способно как привлечь, так и оттолкнуть потенциальных клиентов.